6 passos para organizar um evento corporativo de sucesso

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Saiba o objetivo do evento

O principal ponto é saber o objetivo do evento. Ele vai ser uma reunião? Um workshop? Uma palestra? Ou vai ser uma convenção junto com uma feira? Na hora de começar a organização do seu evento corporativo, é extremamente importante saber e ter sempre em mente a razão pela qual ele vai ser realizado. Se for uma reunião, quantas pessoas vão participar? O objetivo dela é fechar algum negócio ou reunir a equipe interna de uma empresa para discutir o planejamento estratégico? Quantas pessoas participarão? 

Defina seu orçamento

Muitas pessoas esquecem de um dos pontos mais críticos: o orçamento (também conhecido como budgetem inglês). O seu orçamento irá impactar diretamente na escolha do local, bem como na alimentação e bebida e nos equipamentos. Conseguir gerenciar o orçamento do evento é realmente desafiador, mas imprescindível para o sucesso dele. Através de uma boa gestão dele, você irá conseguir conciliar a locação do espaço, bem como a contratação de alimentação e bebida e equipamentos (estes serão seus maiores custos na realização do seu evento corporativo).

Dica: Lembre-se sempre de conversar com o responsável pelo evento empresarial quais são as suas demandas e itens imprescindíveis para realização do evento junto com o orçamento disponível para ele. Com isto, você já terá mais de meio caminho andado em direção ao sucesso!

Escolha um espaço ideal

Tempos atrás era muito difícil encontrar o espaço ideal para um evento corporativo. Pesquisas levando em consideração localização, capacidade, tamanho e comodidades podiam levar dias. Contudo, graças à tecnologia e desenvolvimentos, você pode encontrar diversos espaços para eventos corporativos na Agenda Open de uma forma rápida e fácil pedindo diversas cotações para espaços de evento.

A escolha do espaço ideal deve sempre levar em consideração os seguintes itens: 

  • Localização: qual a melhor localização para os participantes do evento?
  • Quantidade de pessoas: quantas pessoas participarão do evento?
  • Formato da sala: para melhor aproveitamento do conteúdo e discussões, qual o melhor formato?
  • Comodidades: quais são as comodidades que o espaço de evento deve ter?
  • Tipo de espaço: ele deve ser mais sofisticado, descontraído ou moderno?

Contrate os equipamentos e alimentação necessários

Não se esqueça da contratação de equipamentos para realização do evento. Será necessário um projetor para exibição de slides ou vídeos? Se for passar um vídeo, um equipamento de som também é necessário. O evento tem mais de 30 a 40 pessoas? Se sim, um microfone pode ser uma boa ideia para não forçar a voz dos participantes.

Se o evento empresarial for mais longo que 2 horas, é recomendável que se sirva um coffee break para os participantes. Além disso, deixar água e café na sala, também é uma boa ideia. Caso seu evento se estenda o dia inteiro, contrate com um buffet ou com o espaço um almoço ou garanta que o espaço onde o evento é realizado tenha restaurantes para os participantes se alimentarem.

Faça um checklist para sua organização

Organizar um evento corporativo envolve muitas tarefas que podem ser esquecidas facilmente. Para que nada passe sem ser verificado e levantado, considere fazer um checklist. Pode ser usando um caderno ou mesmo um aplicativo de notas no seu smartphone. Isto será muito útil para que você não se esqueça de nenhum detalhe e o evento flua da melhor forma possível.

Faça uma pesquisa com os participantes

Após o evento, faça uma pesquisa com eles para entender o que você acertou na organização do evento e o que pode ser melhorado para o próximo. Faça perguntas objetivas e não tenha medo de críticas. Elas são extremamente importantes para você se desenvolver na organização de eventos empresariais!

Incluindo Personas no Plano de Marketing do seu evento

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Desenvolva personas de participante, expositor, patrocinador, etc. 

Quanto melhor você entender seu público, melhores serão seus eventos. Uma maneira de melhorar suas comunicações é que o seu evento desenvolva várias personas, que representam seus principais participantes e interessados. Isso facilita a personalização de suas mensagens de marketing de eventos para eles.

Personas são personagens fictícios que representam seus principais clientes e parceiros. Ao criar cada persona, você dá vida a detalhes pessoais, experiência e desafios, ajudando a imaginar com quem você está falando e a refinar as mensagens.

Por exemplo, você pode desenvolver personas detalhadas para:

Laura, 21 anos, Assistente de Marketing

  • Começando na indústria em seu primeiro emprego
  • Um poderoso usuário de mídia social em todas as redes
  • Instagram é seu canal favorito e ela verifica e publica várias vezes por dia
  • Ela segue vários vloggers no Youtube
  • Laura nunca participou de um evento antes
  • Ela está com vontade de aprender mais para poder progredir na carreira

Pedro, 36, diretor de marketing

  • Pedro tem muito pouco tempo e grandes metas para bater em uma corporação respeitada
  • Ele acessa o LinkedIn algumas vezes por mês, mas, por outro lado, ele não gasta muito tempo nas redes sociais ou o usa para contatos pessoais
  • Ele participou do evento três vezes antes
  • Ele está considerando adquirir um estande na feira ou até mesmo se o patrocínio pode valer a pena este ano.

Luana, 42, CEO

  • Luana é a fundadora de um start up em rápido crescimento
  • Ela está ativa no Instagram, Facebook, Twitter e LinkedIn
  • Luana faz questão de conhecer pessoas para compartilhar detalhes de sua empresa
  • Ela trabalha na indústria há vinte anos e é muito experiente e apaixonada
  • Ela participou de outros eventos do setor, mas não este
  • Ela pode estar interessada em participar do evento se a lista de participantes e as oportunidades de networking forem atraentes

Os “personagens” devem ser criados a partir de suposições baseadas em dados, mas devem ser orientados por seus objetivos e prioridades de marketing. À medida que você coleta mais dados, as personas podem se desenvolver e se tornar mais factuais usando informações de software de marketing de eventos, dados de pesquisa, análise de sites, aplicativos móveis, dados de resposta em tempo real e outras ferramentas.

Exemplos de perguntas para responder por seus perfis de persona:

  • Como eles consomem conteúdo?
  • Quais tecnologias e mídias sociais eles usam?
  • Quando é mais provável que eles interajam e como?
  • Quem são seus principais influenciadores?

E então? Pronto para começar a descrever suas personas? Baixe aqui nosso template para ajudar você nesta tarefa!

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Como encontrar o espaço ideal para seu evento corporativo

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Existe luz natural suficiente? As pessoas conseguem chegar com transporte público ou parar seus carros perto? Quão barulhento é o espaço? Estas são apenas algumas das perguntas que você deve se perguntar antes de reservar para o um espaço para sua reunião ou evento corporativo. Você já sabe que um espaço de sucesso começa como sendo funcional e inspirador. Simplifique sua pesquisa com suas dicas.

Começando do começo: Defina uma região

Comece o processo de planejamento cerca de dois meses antes do evento. Começo por encontrar a região ideal. O mapa da Agenda Open por localização, preço e tamanho facilita a escolha de uma vizinhança, quantidade de participantes que comporta e faixa de preço para o seu evento. Depois de ter analisado os espaços, peça uma cotação e depois de reservar o espaço, encaminhe para os participantes um convite com o endereço e horário do evento.

Tempo é tudo

Sempre deixe uma “gordura” no tempo do seu evento. Se o seu evento é para iniciar às 9:00, marque ele como iniciando às 8:30. As pessoas costumam se atrasar, seja por causa de problemas pessoais e imprevistos, até por causa do trânsito das grandes cidades. Também se planeje para ficar até uns 30-40 minutos depois do evento acabar. Outra coisa é a parte de TI: sempre cheque as questões audiovisuais antes do início do evento.

Perguntas a serem consideradas ao alugar um espaço para evento corporativo

  • O espaço é grande o suficiente para abrigar minha equipe?
  • Quão perto está o espaço para o nosso escritório?
  • Poderei mover a configuração da sala de acordo com os gostos de meus gerentes (algumas pessoas gostam do estilo de sala de aula, enquanto outras adoram configurar uma mesa redonda)
  • Existe uma boa configuração de audiovisual e TI?
  • Quão grande é a tela de projeção para apresentação?
  • Nossos funcionários podem vir de carro e há vagas para estacionar?
  • Há espaço para um balcão para comida e bebida?
  • A localização é “legal” ou moderna?
  • Existe luz natural suficiente?
  • Existem janelas? As pessoas podem ver do lado de fora?
  • Quão barulhento é isso?
  • Tem uma cozinha (pia / geladeira etc)?
  • Há assentos suficientes? É um assento confortável?

Quais são os tipos de eventos corporativos?

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Dentre eventos corporativos podemos destacar alguns tipos muito comuns e para os quais são comumente locados espaços para eventos corporativos. Abaixo há uma pequena lista dos tipos de eventos corporativos mais comuns e para os quais são comumente locados espaços e salas. Também fizemos uma breve descrição destes tipos de eventos corporativos para facilitar o entendimento e distinção entre eles.

Reunião

Usualmente feitas com até 20 pessoas, reuniões são realizadas para discutir estratégias, fechar negócios, estabelecer metas, discutir projetos entre poucas pessoas. Podem ser realizadas tanto dentro das empresas quanto fora. Grandes negócios são normalmente fechados em espaços neutros e por isso é muito comum salas de reuniões de hotéis serem utilizadas para esta finalidade. Além disso, algumas apresentações de resultados de empresas também são feitas no formato reunião.

Confraternização

Um evento mais descontraído e para reunir pessoas da mesma empresa, clientes ou fornecedores. É um tipo de evento usado para estreitar laços entre as pessoas e promover a interação entre elas. Podem ser realizadas em espaços abertos ou fechados. Neste tipo de evento, o importante é se assegurar que todos os participantes estejam confortáveis e estejam sempre interagindo.

Workshop

Um novo tipo de evento corporativo que está surgindo e que é principalmente realizado entre e intra times de empresas. O workshop é um tipo de evento longo (com no mínimo meio dia de duração) no qual há uma agenda pré-definida com diversos temas a serem abordados e discutidos. Neste tipo de evento também é comum se ver a realização de dinâmicas em grupo além de atividades que promovam a interação entre os participantes.

Coaching

Normalmente realizado entre um coach e um coachee em uma sala pequena e que dê bastante privacidade para que os assuntos privados e de desenvolvimento pessoal e profissional sejam abordados com tranquilidade. Há também sessões de coaching em grupo. Neste caso, também é necessário um espaço privativo para que a turma possa se desenvolver ao máximo.

Treinamento

É realizado para a disseminação de conhecimento no qual uma ou mais pessoas participam transmitido conhecimento e outras pessoas absorvendo este conhecimento.

Dinâmicas e Seleção

Realizados para recrutamento de novos colaboradores de empresas, as dinâmicas e seleções são eventos fechados a um público determinado e convidado. Neste tipo de evento é importante manter a privacidade e sigilo do que ocorre dentro do espaço.

Palestras

Reunindo diversos participantes para adquirirem conhecimentos passados por uma pessoa, as palestras costumam reunir uma grande quantidade de pessoas. São eventos nos quais a plateia é organizada em formato auditório e o palestrante tem um palco à sua disposição para realizar a sua explanação.

Convenção

Com diversos participantes reunidos para discutir uma variedade de assuntos dentro de uma área específica, as convenções são um dos maiores tipos de eventos demandando espaços de grandes capacidades. Diversas áreas como a médica, engenharia, farmacêutica entre muitas outras realizam convenções para discutir os últimos avanços da área e promover produtos e negócios.

Seminários

Com palestrantes de diversas áreas, aulas interativas, discussões e apresentações, os seminários são grandes eventos realizados para reunir diversas pessoas para discutirem temas ligados a uma área de interesse em comum. Menores que convenções, os seminários contam com diversos participantes com interesse em um tema em comum.

Feira

As Feiras são eventos realizados e promovidos com o intuito de dar visibilidade a expositores de produtos e serviços de um mercado específico. As Feiras são muito utilizadas para aumentar a visibilidade de uma marca através da exposição dela para um segmento específico, seja ele o consumidor final ou um intermediário. Muitos produtores de feiras aproveitam a oportunidade de reunir os players do mercado ou consumidores para promover palestras, debates e treinamentos durante a realização delas. Além de atrair mais pessoas, a feira passa a ter um papel de disseminadora de conhecimento no mercado.

Lançamento de produtos

Como o nome já diz, o evento “Lançamento de Produto” é realizado com o intuito única e exclusivamente de lançar um produto no mercado. Para este evento, que é preparado com muito zelo e cuidado tanto pela empresa produtora do produto, quanto pela agência contratada para organizar o evento, são convidados potenciais consumidores, especialistas no mercado, influenciadores e até imprensa especializada, tudo para que o produto chegue ao mercado da melhor maneira possível.

Premiações

Promovidas por empresas, premiações são eventos nos quais são reconhecidas pessoas, equipes e organizações por suas realizações. São eventos maiores e que contam com um público grande que está à espera da revelação dos ganhadores entre diversos indicados e candidatos. São excelentes eventos para promover networking e negócios entre todos os presentes. Normalmente são acompanhadas ou de um jantar ou coquetel para os convidados, candidatos e vencedores.

Leilão

Leilão é uma modalidade de negociação muito usada por órgãos públicos e empresas privadas para realizar vendas de artigos e objetos de uma forma simples e rápida. Muitas empresas e governo realizam leilões em diversos locais para eventos. Nesses eventos são leiloados objetos, bens móveis e imóveis, objetos de arte e entre outros.

Evento corporativo

Evento corporativo é um evento no qual participam colaboradores de empresas e seus sócios com o intuito de promover negócios e também obter novos conhecimentos. Eventos corporativos são uma ótima oportunidade para estreitar os relacionamentos entre equipes, clientes e fornecedores. Cada vez mais empresas promovem estes tipos de eventos para se exporem ao mercado e também captarem clientes além de conseguirem novos fornecedores ou estreitarem as relações que já tem com os atuais.

Networking

Em um evento de networking o principal objetivo é aumentar a rede de contato dos participantes. Neste tipo de evento, todos estão lá pensando em aumentar seu network e conseguir através dele novos clientes e fornecedores. Este tipo de evento é muito útil para os que estão entrando em um mercado novo ou queiram se manter ativos no mercado que já estão. É comprovado cientificamente que um bom relacionamento gera muito mais negócios do que simplesmente a publicidade. Portanto, investir em eventos de networking é uma ótima estratégia para quem busca crescimento dos seus negócios.

O que significa evento corporativo?

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Evento corporativo significa um evento focado para o público empresarial e de negócios. Um evento corporativo tem a finalidade de expor um assunto de interesse em comum de um segmento específico de uma comunidade empresarial.

Neste tipo de evento, que pode ser tanto realizado em um espaço dentro da empresa, em espaços específicos para eventos corporativos quanto em espaços fora do comum e exclusivos, são reunidas diversas pessoas que tem um objetivo ou interesse em comum para discutirem um assunto específico e se aprofundarem. Além disso, há uma grande oportunidade em eventos corporativos que é o networking. Neste tipo de evento, os participantes estão muito abertos a conversarem, compartilharem ideias e também contatos. É uma ótima oportunidade para estreitar relacionamento com empresas, fornecedores, clientes e funcionários.

Muitas empresas estão usando dos eventos corporativos para aumentar a sua visibilidade no mercado, fazendo dos eventos corporativos uma poderosa ferramenta de marketing e de relacionamento.

Enquanto alguns eventos corporativos são realizados in-house, ou seja, dentro das empresas, muitos outros são realizados em espaços externos, seja porque a empresa não tem um espaço grande suficiente para acolher a quantidade de pessoas que participarão do evento, seja porque querem um espaço diferente, próximo do seu público ou até para se um espaço isento.

Organizar um evento corporativo demanda tempo e conhecimento tanto dos detalhes da organização quanto do público que participará do evento. A Agenda Open pode facilitar grande parte ajudando na escolha do espaço. Você pode fazer uma busca (colocar os botões de busca), mandar um e-mail para a gente através do ajuda@agendaopen.com ou mandar a sua dúvida pelo chat no canto inferior direito da sua tela.

6 dicas para locações de sucesso

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O locatário do espaço não é simplesmente um provedor de espaço para locador. Ele é peça fundamental no sucesso do evento de seus clientes. E isto é muito importante entender. A locação de um espaço não se resume a simplesmente disponibilizar um espaço e pronto. É fundamental, caso o objetivo seja fidelizar seus clientes e também gerar propagadores dos seus serviços, ir além!

Abaixo vamos listar algumas dicas de como ir além, dar esse passo a mais para conquistar clientes, aumentar o engajamento com eles e transformá-los em propagadores do seu serviço e da sua marca.

 

  1. Crie um kit de boas vindas

No dia anterior à reserva do hóspede, envie um documento de boas-vindas com todas as informações importantes antes do horário de funcionamento. Ela deve incluir coisas úteis como Wi-Fi, direções, estacionamento e o que fazer em caso de emergência. Os visitantes acham isso incrivelmente útil. Envie um documento detalhado para ter certeza de que todos os detalhes (layout / configuração, lixo, Audiovisual, etc.) foram confirmados. Estas informação podem parecer repetitiva, mas acredite: nunca é demais repeti-las! Isto demonstra cuidado e atenção ao evento do seu cliente. Ele com certeza se lembrará que você esteve atento a tudo que aconteceria no evento dele.

 

  1. Personalizar o layout

Depois de alguém reservar seu espaço, tenha uma noção das necessidades de configuração antecipadamente. Quantas cadeiras serão necessárias? Como eles querem que eles sejam configurados? Eles precisarão de audiovisual? Estas são algumas das questões que você deve fazer questão de perguntar a todos os clientes antes da reserva. Trabalhe para que o trablaho do seu cliente seja somente plugar o laptop dele no datashow, testar o som e microfone e se preparar para receber os convidados!

 

  1. Cumprimente com um sorriso e fique por perto para supervisionar

Garanta que haja alguém no local para receber seus convidados com uma atitude calorosa. Planejar um evento, reunião ou produção é estressante e um ser recebido por uma presença calma e experiente pode fazer uma grande diferença. Quando as pessoas chegarem, você (ou outro membro da equipe) dê um passeio rápido, lembrando-os da senha Wifi, mostrando-lhes onde as tomadas estão localizadas e entregando-lhes o kit de boas-vindas.

Enquanto erros podem acontecer, estar no local para cada reserva diminui drasticamente as chances de que algo dê errado. Permita que os clientes saibam que você estará no local durante toda a reserva, caso algo surja.

 

  1. Seja honesto sobre cobranças adicionais

Se houver algo que exija uma cobrança adicional (por exemplo, remoção de lixo), lembre a seus clientes na chegada. Descreva todos os custos no perfil do seu espaço e quando trocar mensagens com os clientes, mas um lembrete rápido no início da reserva sempre ajuda.

 

  1. Sinalize qualquer área “fora do limite”

Se o seu espaço tiver áreas específicas que estejam fora dos limites, sinalize-os. Caso ele tenha objetos de valor que não podem ser mexidos ou tocados, sinalize corretamente e sempre tenha pessoas a postos para ajudar na segurança.

 

  1. Pense nas pequenas coisas

Quer seja uma reunião ou evento, faça pequenos gestos – como oferecer canetas, blocos de anotações ou algo pequeno que possam ter esquecido – como forma de fazer com que os seus clientes se sintam bem-vindos. Os clientes apreciam quando há um esforço extra. Às vezes, são as pequenas coisas que mais importam.

Ideias fora da caixa para promover a união do time

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O trabalho em equipe faz o sonho funcionar. Isso ocorre porque, quando as equipes trabalham juntas, a produtividade aumenta e o moral da empresa também aumenta. No entanto, alinhar os funcionários pode ser incrivelmente desafiador. Para esse fim, não é surpresa que mais empresas estejam priorizando atividades de criação de equipes fora do escritório. Em vez de jantares em equipe ou happy hours, as empresas estão encontrando maneiras mais criativas que vão além da queda da confiança.

Se você ficou interessado e quer saber como, veja as dicas abaixo.

 

1) Entenda a personalidade de sua equipe

Como você pode imaginar, existem muitos tipos diferentes de personalidade na Empresa. Faça o teste Myers-Briggs para nos entender melhor e aprender a trabalhar juntos de forma mais eficaz. Faça os testes individualmente e depois passe algumas horas divulgando a intimidade dos resultados. É muito legal ver como as pessoas encaixamos umas nas outras (ou não) e como isso se aplica de forma transparente em fluxos de trabalho. Converse sobre como abordar as situações de maneira diferente e como tendem a tomar decisões.

 

2) Resolver problemas juntos

Uma forma muito legal de unir pessoas do time é ter um desafio em comum e nada melhor do que um jogo com diversas pistas como um jogo de caça ao tesouro ou escape. Desenvolva com parte da equipe interna um dia para sair do escritório e ir a um lugar neutro já com todo o jogo e regra programados. Resolver problemas juntos e em equipe que não estejam relacionados ao trabalho é uma excelente forma de unir o time.

 

3) Canalize o lado artístico

Que tal criar uma versão “The Voice” da sua empresa? Provavelmente você terá em seu time algumas pessoas talentosas (outras nem tanto) e se surpreenderá com o resultado. Além de uma diversão para todos que participam e assistem, os colaboradores serão incentivados a contribuir uns com os outros e torcer por eles.

 

4) Chacoalhe as coisas com teatro de improviso

Leve o teatro de improviso para a sua reunião de time. Além de divertido, este tipo de atividade também faz com que os colaboradores saiam da zona de conforto e aprendam a acolher a incerteza através da improvisação, inovação, criatividade e flexibilidade. Existem tantas lições aplicáveis ao trabalho mais eficaz – através de uma série de jogos, você pratica a audição intencional, a comunicação clara e o foco no poder da presença.

 

5) Pratique suas habilidades de apresentação

Falar em público não é para os fracos de coração. Mas imagine entregar uma apresentação principal a seus colegas em um tópico escolhido aleatoriamente, usando slides que você nunca viu antes. Esta é a roleta de apresentação. É uma maneira divertida de estabelecer confiança entre a equipe, desenvolver habilidades de apresentação e construir confiança pessoal.

Achando o espaço perfeito para sua reunião externa

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Pense no propósito principal do seu offsite e em como você quer que seu time se sinta depois de sair. A resposta a essas perguntas deve ajudar a guiar sua busca por um espaço. Se você quiser que a equipe saia energizada e inspirada, a funcionalidade e a estética do espaço serão variáveis importantes.

Para garantir que seu local fique sem problemas, considere os seguintes fatores ao escolher o local certo para sua equipe.

 

Localização

A localização pode ser o principal fator ao iniciar sua pesquisa. Primeiro, pergunte ao organizador da reunião se eles querem um local próximo ao escritório ou se querem um espaço mais remoto, como um local de retiro na natureza. Outro fator a se pensar é se a equipe está planejando quaisquer atividades após o offsite. Se eles forem jantar ou beber depois, certifique-se de que há muitos restaurantes ou bares perto do local.

 

Transporte

Você quer que a equipe chegue ao local relaxada e pronta para o dia, sem se estressar com o trajeto. Se o local for mais distante do escritório, certifique-se de que todos tenham instruções a antes. Você pode até fornecer manobrista ou dar os códigos promocionais de aplicativos de transporte para que eles não precisem se preocupar com gastos posteriores.

 

Tamanho

Saiba o número de funcionários para saber o tamanho de um local para reservar. Em seguida, verifique novamente se há assentos suficientes para cada atividade. Como o intervalo e o vínculo durante as refeições são tão importantes, assegure-se de que a equipe tenha um lugar para comer juntos confortavelmente.

 

Custo

Dependendo do seu orçamento, você saberá se pode extravasar ou se precisará economizar no local. Planeje gastar cerca de 70% de seu orçamento no local para que você ainda tenha fundos suficientes para alimentação, transporte e materiais.

 

Estética

Pense no propósito do offsite e que estética é importante para a equipe. Espaços únicos com luz natural e até mesmo espaço ao ar livre ajudarão a criar uma atmosfera propícia à criatividade e inspiração.

 

Layout

Veja as apresentações e sessões agendadas para determinar as necessidades de layout. A equipe vai querer uma configuração no estilo de sala de aula ou algo mais casual? Em seguida, defina áreas de destaque para qualquer brainstorm ou sessões de criação.

 

Alimentos e bebidas

Depois de ter escolhido o buffet que você deseja para o local externo, verifique a logística de onde devem ser entregues e dispostos. Dica profissional: entre em contato com nossa equipe de concierge para encontrar o serviço mais adequado ao seu local externo.

 

Equipamentos Audiovisuais e outros

Verifique as suas necessidades de áudio e vídeo, certificando-se de que o local está bem equipado antes de reservar. Pergunte ao líder da equipe se um projetor, televisão e outros materiais de apresentação, como quadros brancos, flipchart e / ou notas post-it são necessários. Esses pequenos detalhes podem causar um grande impacto.

Como criar um anúncio atrativo para potencias cliente

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Fotos feitas cuidadosamente e pensando no cliente levam a mais reservas. Isto é o que observamos dia a dia em nossa plataforma. Fotos cuidadosamente feitas e organizadas ajudam os usuários e potenciais clientes e enxergarem os eventos deles em seu espaço. Abaixo vamos dar algumas dicas sobre como deixar a página do seu espaço campeã para receber mais visitas e cotações.

 

A primeira impressão é a que fica

Os convidados muitas vezes tomam uma decisão rápida com base na sua foto de capa, por isso é importante você causar uma boa primeira impressão. Sua foto de capa deve ter largura para cobrir a tela, alta qualidade e exibir todo o espaço, em vez de apenas uma área específica. Além disso, se seu espaço for adequado para várias atividades pense em como apresentar melhor essas atividades separadas em cada uma das fotos.

 

Quantidade e qualidade

 Pense na ordem das suas fotos, destacando primeiro suas melhores e mais relevantes. Exiba a configuração de sala mais comum que melhor mostra o seu espaço no uso ideal. As fotos subseqüentes mostram todas as configurações possíveis. Em seguida, mostre outras partes menos usadas, mas ainda importantes do seu espaço, como a cozinha, os banheiros e o equipamento disponível.

 

Coloque a capacidade por formato

Nossa plataforma tem diversos tipos de formatos para salas pré-cadastrados, que facilitam a busca dos usuários pelos espaços que melhor atendem as suas necessidades. Sempre preencha e mantenha atualizadas as capacidades do seus espaço pelo tipo de formato. Além de deixar o perfil do seu espaço completo e facilitar o entendimento do usuário de quais formatos são possíveis, as capacidades por formato também fazem parte de um importante filtro da plataforma.

 

Fotos em diferentes formatos

Seu espaço pode ser configurado em diferentes formatos? Mostre isso! Tire várias fotos em formatos diferentes para que os usuários possam imaginar o evento deles de uma forma mais palpável em seu espaço.

 

Tire fotos de todas os eventos

Seus convidados são seus melhores recursos quando se trata de adquirir exemplos reais de pessoas usando seu espaço.

  • Para mostrar exemplos reais de pessoas que usam o espaço
  • Para documentar todas as reservas para fins internos
  • Para ajudar nas avaliações e otimizar o processo de configuração para futuras reservas e fidelizar clientes

Para fazer isto, pergunte aos convidados se ele pode tirar algumas fotos no início do evento. Certifique-se de perguntar com antecedência e ser sensível para não mostrar logotipos ou informações do cliente. Após cada reserva agradeça aos convidados e peça para que eles compartilhem fotos que possam ter tirado durante a reserva.

Dicas para as fotos de capa do seu espaço

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Imagine que você precisa fazer um evento corporativo em São Paulo. Com mais de 2.000 espaços disponíveis para locação em São Paulo fica um pouco complicado e você pode se sentir sobrecarregado.

Então, você faz alguns filtros como localização (movendo o mapa), quantidade de pessoas, formato da sala e selecionando algumas comodidades. Pronto! Você reduziu para uns 150 espaços e destes você clicou em 5 ou 6. Mas o que fez você clicar especificamente nestes 5 ou 6 espaços dentre os 150?

Aqui abaixo estão algumas em que você clicou.

Mas o que fez você clicar especificamente nelas?

Foto de capa: sua primeira impressão

Sabe o ditado: “A primeira impressão é a que fica?”. Pois é, aqui na Agenda Open isto também se aplica.

Pense na foto de capa como a primeira impressão que o usuário que está buscando um espaço para fazer um evento corporativo terá. Basicamente, a foto de capa é sua apresentação para o potencial cliente que busca um espaço para locação em nossa plataforma. É a sua chance de causar uma boa impressão já de primeira!

Com mais de 3.000 espaços disponíveis na Agenda Open, pode parecer inicialmente difícil se destacar, mas acredite, uma foto de capa memorável é o primeiro passo para conseguir isso!

Detalhes importam!

A foto abaixo é da Casa IN e ela é uma das que mais receberam cotações na Agenda Open.

Observe como o ambiente foi cuidadosamente preparado para uma sessão de fotos.

  1. A combinação de iluminação natural e artificial é ótima
  2. Os móveis estão organizados e o ambiente está limpo
  3. A foto é em formato horizontal
  4. O fotógrafo conseguiu capturar em uma só foto o ambiente todo

Como fazer a foto de capa perfeita em seu espaço

Não é necessário um fotógrafo ou uma câmera profissional. Um celular com uma boa câmera já é suficiente. Abaixo você confere algumas dicas ao fotografar o seu espaço para evento.

  1. Caso seu espaço tenha iluminação natural, faça as fotos durante o dia aproveitando assim a luz do sol
  2. Fique em um canto e tente capturar o ambiente todo em uma só imagem
  3. Tire a foto na horizontal
  4. Idealmente todas as fotos devem ter 1.300 pixels de largura para que possam ser grandes o suficiente e mostrar o espaço
  5. Se prepare! Faça uma limpeza e organize o espaço antes de fazer as fotos

Saiba quem são seus clientes

Você sabe por que seus clientes procuram e alugam seu espaço. Você também sabe quais são os tipos de clientes que você quer. Portanto, isto é de extrema importância na hora de inserir as fotos na plataforma.

Além dos elementos básicos que fazem de uma foto uma excelente foto, as fotos também indicam os tipos de eventos que podem ser feitos em seu espaço.

Com base nas fotos o usuário consegue perceber na mesma hora quais tipos de eventos ele pode fazer em seus espaço e quais não.

Conheça o seu espaço

Você é quem conhece melhor o seu espaço. Use isto a seu favor! Se há uma nova tendência dos clientes ao utilizarem ele, promova ele desta forma! Sempre esteja atento a novas ideias e use a flexibilidade que a plataforma oferece para tirar o máximo proveito de seu espaço para evento.

Se você tiver qualquer dúvida sobre fotos e como configurar da melhor forma o seu perfil, entre em contato com a gente no chat ou através do e-mail suporte@agendaopen.com