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Escolhendo um Hotel para seu Evento Corporativo

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Realizar um evento corporativo como reunião, treinamento, workshop, palestra, cursos, entre outros, em um hotel tem diversas vantagens, tanto para o organizador do evento empresarial, quanto os convidados e frequentadores. Contudo, é muito importante para o organizador analisar muito bem as propostas de cada espaço para evento corporativo, bem como as suas vantagens e desvantagens.

Abaixo fizemos um passo a passo para ajudar você na escolha do hotel para realizar seu evento empresarial.

Objetivo do evento corporativo e quantidade de participantes

Assim como em outros posts em nosso blog que ajudam a escolher o espaço para seu evento, o primeiro passo é saber qual o objetivo do evento a ser realizado. Se o evento corporativo a ser realizado for uma reunião entre as pessoas da empresa, uma sala pequena em formato de reunião será a ideal. Contudo, caso o objetivo seja realizar uma imersão dos participantes em uma palestra, workshop, treinamento, curso ou outro tipo de evento com uma maior quantidade de pessoas, você deverá optar por hotéis que ofereçam uma estrutura com salas maiores e mais comodidades para os participantes. 

Localização do evento empresarial

Caso o evento seja para os funcionários da empresa que ficam alocados em uma localização específica, prefira hotéis com espaços para eventos próximos ao local de trabalho delas, facilitando assim o deslocamento dos participantes até o local do evento. Neste caso, oferecer transporte da empresa para o hotel onde será realizado o evento corporativo, é uma boa sugestão.

Se o evento for para pessoas que venham de diferentes regiões da cidade ou do país, então um hotel com estrutura para evento empresarial com localização próxima a transporte público e com estacionamento próprio é a melhor saída para facilitar a locomoção dos participantes. A grande vantagem em realizar um evento corporativo em um hotel quando há participantes de diversos locais que necessitarão de hospedagem é que uma grande dor de cabeça é cortada pela raiz: a locomoção dos participantes do evento durante a duração dele.

Nos dois casos, certifique-se, caso os participantes forem necessitar, se há restaurantes na redondeza, bem como estacionamento, mercados e drogarias.

Neste caso, o mapa oferecido na página de busca na Agenda Open é uma grande ajuda, pois você pode procurar o hotel para evento corporativo na melhor região da cidade em que deseja realizar seu evento empresarial.

Cheque a infraestrutura

Hotéis que são preparados para realização de evento corporativos usualmente tem uma boa estrutura com restaurante, acomodação, estacionamento e serviços a oferecer. Estes tipos de hotéis já dispõem de espaços específicos para realização de eventos com cadeiras e mesas para serem utilizadas.

Caso participantes do evento fiquem hospedados no hotel, confira também a estrutura dos quartos, bem como a conservação deles. A hospedagem também é parte importante na satisfação dos participantes do evento.

Além deste pontos também certifique se há banheiros suficientes para suportar a quantidade de pessoas que estarão presentes no evento. 

Equipamentos Audiovisuais

Muito raramente um evento corporativo não necessita de equipamento audiovisual. Seja um telão, projetor, caixa de som ou microfone, estes itens são essenciais para o sucesso do evento. Portanto, garantir que o hotel disponha destes equipamentos ou uma empresa terceirizada os deixe prontos para serem usados é ponto crítico na organização do evento empresarial.

Serviços oferecidos pelo hotel

Lembre-se de verificar quais os serviços oferecidos pelo hotel durante o evento corporativo. A internet é gratuita para os participantes ou é cobrada a parte? Água, café e chá estarão disponíveis para os convidados? Qual o tipo de alimentação como coffee break é oferecida pelo hotel?

Estas perguntas são muito importantes para se ter em mente durante a organização do seu evento para que não haja nenhuma surpresa.

Budget

Eventos empresariais normalmente tem orçamentos pré-definidos e é de extrema importância que o organizador se atenha a ele. Após o levantamento das opções dos hotéis disponíveis para realizar o evento corporativo, bem como dos serviços adicionais como alimentação e bebida, hospedagem e equipamentos audiovisuais, é a hora de analisar cuidadosamente todas as opções em relação ao budgetdo evento. 

Quais são os tipos de eventos corporativos?

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Dentre eventos corporativos podemos destacar alguns tipos muito comuns e para os quais são comumente locados espaços para eventos corporativos. Abaixo há uma pequena lista dos tipos de eventos corporativos mais comuns e para os quais são comumente locados espaços e salas. Também fizemos uma breve descrição destes tipos de eventos corporativos para facilitar o entendimento e distinção entre eles.

Reunião

Usualmente feitas com até 20 pessoas, reuniões são realizadas para discutir estratégias, fechar negócios, estabelecer metas, discutir projetos entre poucas pessoas. Podem ser realizadas tanto dentro das empresas quanto fora. Grandes negócios são normalmente fechados em espaços neutros e por isso é muito comum salas de reuniões de hotéis serem utilizadas para esta finalidade. Além disso, algumas apresentações de resultados de empresas também são feitas no formato reunião.

Confraternização

Um evento mais descontraído e para reunir pessoas da mesma empresa, clientes ou fornecedores. É um tipo de evento usado para estreitar laços entre as pessoas e promover a interação entre elas. Podem ser realizadas em espaços abertos ou fechados. Neste tipo de evento, o importante é se assegurar que todos os participantes estejam confortáveis e estejam sempre interagindo.

Workshop

Um novo tipo de evento corporativo que está surgindo e que é principalmente realizado entre e intra times de empresas. O workshop é um tipo de evento longo (com no mínimo meio dia de duração) no qual há uma agenda pré-definida com diversos temas a serem abordados e discutidos. Neste tipo de evento também é comum se ver a realização de dinâmicas em grupo além de atividades que promovam a interação entre os participantes.

Coaching

Normalmente realizado entre um coach e um coachee em uma sala pequena e que dê bastante privacidade para que os assuntos privados e de desenvolvimento pessoal e profissional sejam abordados com tranquilidade. Há também sessões de coaching em grupo. Neste caso, também é necessário um espaço privativo para que a turma possa se desenvolver ao máximo.

Treinamento

É realizado para a disseminação de conhecimento no qual uma ou mais pessoas participam transmitido conhecimento e outras pessoas absorvendo este conhecimento.

Dinâmicas e Seleção

Realizados para recrutamento de novos colaboradores de empresas, as dinâmicas e seleções são eventos fechados a um público determinado e convidado. Neste tipo de evento é importante manter a privacidade e sigilo do que ocorre dentro do espaço.

Palestras

Reunindo diversos participantes para adquirirem conhecimentos passados por uma pessoa, as palestras costumam reunir uma grande quantidade de pessoas. São eventos nos quais a plateia é organizada em formato auditório e o palestrante tem um palco à sua disposição para realizar a sua explanação.

Convenção

Com diversos participantes reunidos para discutir uma variedade de assuntos dentro de uma área específica, as convenções são um dos maiores tipos de eventos demandando espaços de grandes capacidades. Diversas áreas como a médica, engenharia, farmacêutica entre muitas outras realizam convenções para discutir os últimos avanços da área e promover produtos e negócios.

Seminários

Com palestrantes de diversas áreas, aulas interativas, discussões e apresentações, os seminários são grandes eventos realizados para reunir diversas pessoas para discutirem temas ligados a uma área de interesse em comum. Menores que convenções, os seminários contam com diversos participantes com interesse em um tema em comum.

Feira

As Feiras são eventos realizados e promovidos com o intuito de dar visibilidade a expositores de produtos e serviços de um mercado específico. As Feiras são muito utilizadas para aumentar a visibilidade de uma marca através da exposição dela para um segmento específico, seja ele o consumidor final ou um intermediário. Muitos produtores de feiras aproveitam a oportunidade de reunir os players do mercado ou consumidores para promover palestras, debates e treinamentos durante a realização delas. Além de atrair mais pessoas, a feira passa a ter um papel de disseminadora de conhecimento no mercado.

Lançamento de produtos

Como o nome já diz, o evento “Lançamento de Produto” é realizado com o intuito única e exclusivamente de lançar um produto no mercado. Para este evento, que é preparado com muito zelo e cuidado tanto pela empresa produtora do produto, quanto pela agência contratada para organizar o evento, são convidados potenciais consumidores, especialistas no mercado, influenciadores e até imprensa especializada, tudo para que o produto chegue ao mercado da melhor maneira possível.

Premiações

Promovidas por empresas, premiações são eventos nos quais são reconhecidas pessoas, equipes e organizações por suas realizações. São eventos maiores e que contam com um público grande que está à espera da revelação dos ganhadores entre diversos indicados e candidatos. São excelentes eventos para promover networking e negócios entre todos os presentes. Normalmente são acompanhadas ou de um jantar ou coquetel para os convidados, candidatos e vencedores.

Leilão

Leilão é uma modalidade de negociação muito usada por órgãos públicos e empresas privadas para realizar vendas de artigos e objetos de uma forma simples e rápida. Muitas empresas e governo realizam leilões em diversos locais para eventos. Nesses eventos são leiloados objetos, bens móveis e imóveis, objetos de arte e entre outros.

Evento corporativo

Evento corporativo é um evento no qual participam colaboradores de empresas e seus sócios com o intuito de promover negócios e também obter novos conhecimentos. Eventos corporativos são uma ótima oportunidade para estreitar os relacionamentos entre equipes, clientes e fornecedores. Cada vez mais empresas promovem estes tipos de eventos para se exporem ao mercado e também captarem clientes além de conseguirem novos fornecedores ou estreitarem as relações que já tem com os atuais.

Networking

Em um evento de networking o principal objetivo é aumentar a rede de contato dos participantes. Neste tipo de evento, todos estão lá pensando em aumentar seu network e conseguir através dele novos clientes e fornecedores. Este tipo de evento é muito útil para os que estão entrando em um mercado novo ou queiram se manter ativos no mercado que já estão. É comprovado cientificamente que um bom relacionamento gera muito mais negócios do que simplesmente a publicidade. Portanto, investir em eventos de networking é uma ótima estratégia para quem busca crescimento dos seus negócios.

O que significa evento corporativo?

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Evento corporativo significa um evento focado para o público empresarial e de negócios. Um evento corporativo tem a finalidade de expor um assunto de interesse em comum de um segmento específico de uma comunidade empresarial.

Neste tipo de evento, que pode ser tanto realizado em um espaço dentro da empresa, em espaços específicos para eventos corporativos quanto em espaços fora do comum e exclusivos, são reunidas diversas pessoas que tem um objetivo ou interesse em comum para discutirem um assunto específico e se aprofundarem. Além disso, há uma grande oportunidade em eventos corporativos que é o networking. Neste tipo de evento, os participantes estão muito abertos a conversarem, compartilharem ideias e também contatos. É uma ótima oportunidade para estreitar relacionamento com empresas, fornecedores, clientes e funcionários.

Muitas empresas estão usando dos eventos corporativos para aumentar a sua visibilidade no mercado, fazendo dos eventos corporativos uma poderosa ferramenta de marketing e de relacionamento.

Enquanto alguns eventos corporativos são realizados in-house, ou seja, dentro das empresas, muitos outros são realizados em espaços externos, seja porque a empresa não tem um espaço grande suficiente para acolher a quantidade de pessoas que participarão do evento, seja porque querem um espaço diferente, próximo do seu público ou até para se um espaço isento.

Organizar um evento corporativo demanda tempo e conhecimento tanto dos detalhes da organização quanto do público que participará do evento. A Agenda Open pode facilitar grande parte ajudando na escolha do espaço. Você pode fazer uma busca (colocar os botões de busca), mandar um e-mail para a gente através do ajuda@agendaopen.com ou mandar a sua dúvida pelo chat no canto inferior direito da sua tela.

Como criar um anúncio atrativo para potencias cliente

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Fotos feitas cuidadosamente e pensando no cliente levam a mais reservas. Isto é o que observamos dia a dia em nossa plataforma. Fotos cuidadosamente feitas e organizadas ajudam os usuários e potenciais clientes e enxergarem os eventos deles em seu espaço. Abaixo vamos dar algumas dicas sobre como deixar a página do seu espaço campeã para receber mais visitas e cotações.

 

A primeira impressão é a que fica

Os convidados muitas vezes tomam uma decisão rápida com base na sua foto de capa, por isso é importante você causar uma boa primeira impressão. Sua foto de capa deve ter largura para cobrir a tela, alta qualidade e exibir todo o espaço, em vez de apenas uma área específica. Além disso, se seu espaço for adequado para várias atividades pense em como apresentar melhor essas atividades separadas em cada uma das fotos.

 

Quantidade e qualidade

 Pense na ordem das suas fotos, destacando primeiro suas melhores e mais relevantes. Exiba a configuração de sala mais comum que melhor mostra o seu espaço no uso ideal. As fotos subseqüentes mostram todas as configurações possíveis. Em seguida, mostre outras partes menos usadas, mas ainda importantes do seu espaço, como a cozinha, os banheiros e o equipamento disponível.

 

Coloque a capacidade por formato

Nossa plataforma tem diversos tipos de formatos para salas pré-cadastrados, que facilitam a busca dos usuários pelos espaços que melhor atendem as suas necessidades. Sempre preencha e mantenha atualizadas as capacidades do seus espaço pelo tipo de formato. Além de deixar o perfil do seu espaço completo e facilitar o entendimento do usuário de quais formatos são possíveis, as capacidades por formato também fazem parte de um importante filtro da plataforma.

 

Fotos em diferentes formatos

Seu espaço pode ser configurado em diferentes formatos? Mostre isso! Tire várias fotos em formatos diferentes para que os usuários possam imaginar o evento deles de uma forma mais palpável em seu espaço.

 

Tire fotos de todas os eventos

Seus convidados são seus melhores recursos quando se trata de adquirir exemplos reais de pessoas usando seu espaço.

  • Para mostrar exemplos reais de pessoas que usam o espaço
  • Para documentar todas as reservas para fins internos
  • Para ajudar nas avaliações e otimizar o processo de configuração para futuras reservas e fidelizar clientes

Para fazer isto, pergunte aos convidados se ele pode tirar algumas fotos no início do evento. Certifique-se de perguntar com antecedência e ser sensível para não mostrar logotipos ou informações do cliente. Após cada reserva agradeça aos convidados e peça para que eles compartilhem fotos que possam ter tirado durante a reserva.

Dicas para as fotos de capa do seu espaço

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Imagine que você precisa fazer um evento corporativo em São Paulo. Com mais de 2.000 espaços disponíveis para locação em São Paulo fica um pouco complicado e você pode se sentir sobrecarregado.

Então, você faz alguns filtros como localização (movendo o mapa), quantidade de pessoas, formato da sala e selecionando algumas comodidades. Pronto! Você reduziu para uns 150 espaços e destes você clicou em 5 ou 6. Mas o que fez você clicar especificamente nestes 5 ou 6 espaços dentre os 150?

Aqui abaixo estão algumas em que você clicou.

Mas o que fez você clicar especificamente nelas?

Foto de capa: sua primeira impressão

Sabe o ditado: “A primeira impressão é a que fica?”. Pois é, aqui na Agenda Open isto também se aplica.

Pense na foto de capa como a primeira impressão que o usuário que está buscando um espaço para fazer um evento corporativo terá. Basicamente, a foto de capa é sua apresentação para o potencial cliente que busca um espaço para locação em nossa plataforma. É a sua chance de causar uma boa impressão já de primeira!

Com mais de 3.000 espaços disponíveis na Agenda Open, pode parecer inicialmente difícil se destacar, mas acredite, uma foto de capa memorável é o primeiro passo para conseguir isso!

Detalhes importam!

A foto abaixo é da Casa IN e ela é uma das que mais receberam cotações na Agenda Open.

Observe como o ambiente foi cuidadosamente preparado para uma sessão de fotos.

  1. A combinação de iluminação natural e artificial é ótima
  2. Os móveis estão organizados e o ambiente está limpo
  3. A foto é em formato horizontal
  4. O fotógrafo conseguiu capturar em uma só foto o ambiente todo

Como fazer a foto de capa perfeita em seu espaço

Não é necessário um fotógrafo ou uma câmera profissional. Um celular com uma boa câmera já é suficiente. Abaixo você confere algumas dicas ao fotografar o seu espaço para evento.

  1. Caso seu espaço tenha iluminação natural, faça as fotos durante o dia aproveitando assim a luz do sol
  2. Fique em um canto e tente capturar o ambiente todo em uma só imagem
  3. Tire a foto na horizontal
  4. Idealmente todas as fotos devem ter 1.300 pixels de largura para que possam ser grandes o suficiente e mostrar o espaço
  5. Se prepare! Faça uma limpeza e organize o espaço antes de fazer as fotos

Saiba quem são seus clientes

Você sabe por que seus clientes procuram e alugam seu espaço. Você também sabe quais são os tipos de clientes que você quer. Portanto, isto é de extrema importância na hora de inserir as fotos na plataforma.

Além dos elementos básicos que fazem de uma foto uma excelente foto, as fotos também indicam os tipos de eventos que podem ser feitos em seu espaço.

Com base nas fotos o usuário consegue perceber na mesma hora quais tipos de eventos ele pode fazer em seus espaço e quais não.

Conheça o seu espaço

Você é quem conhece melhor o seu espaço. Use isto a seu favor! Se há uma nova tendência dos clientes ao utilizarem ele, promova ele desta forma! Sempre esteja atento a novas ideias e use a flexibilidade que a plataforma oferece para tirar o máximo proveito de seu espaço para evento.

Se você tiver qualquer dúvida sobre fotos e como configurar da melhor forma o seu perfil, entre em contato com a gente no chat ou através do e-mail suporte@agendaopen.com