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Feedback em Eventos Corporativos

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Organizar um evento corporativo e executar ele com perfeição e garantir a satisfação de todos os participantes é extremamente complicado, se não impossível. Sim, infelizmente executar um evento corporativo perfeito é algo impossível. Sempre haverá algo que você sabendo ou não, não vai sair como planejado. E é aí que entra o feedback (ou formulário de opinião) entra em ação.

Negligenciado e subestimado por muitos organizadores de eventos corporativos, o feedback dos participantes é extremamente valioso. É nele que você consegue transformar algo abstrato em concreto. Ou seja, transformar opiniões e percepções dos participantes em números. E isto vale ouro! Com estes números e percepções em mãos, você vai entender o que deu certo no seu evento e o que precisa ser melhorado – na opinião de quem participou e não na sua ou da sua equipe, que tem uma visão viesada. Talvez o que você ache que não deu certo e que é crítico para o próximo evento, não seja a mesma percepção dos participantes. E o oposto também pode ser verdadeiro.

A seguir, vamos dar algumas sugestões de como elaborar um formulário de feedback com o qual você consiga extrair informações valiosas dos participantes de seu evento.

1 – Utilize uma plataforma online

Use a tecnologia a seu favor. Assim como você usa a Agenda Open para facilitar a busca por espaços de eventos e diminuir o seu tempo de busca por eles, utilize plataformas de pesquisa online que vão gerar relatórios automaticamente para você ou que tem a opção de exportar para um arquivo em Excel. Algumas opções gratuitas são o Google Forms  e o Survey Monkey. Muito importante você ter os contatos de endereço de e-mail dos participantes para enviar o formulário de pesquisa.

2 – Dê algo em troca para quem participa da pesquisa

As pessoas são ocupadas e fazer elas pararem para responder uma pesquisa, por mais que você tenha argumentos de que isto vai trazer benefícios para ela no futuro, é bem complicado. Por isto, pense em algo que você pode dar de benefício para quem responder a sua pesquisa. Você pode, por exemplo, dar um desconto para o seu próximo evento. Ou fazer um sorteio de algo bem legal entre as pessoas que responderem a pesquisa. Você também pode fazer uma parceria com alguém para dar um brinde para quem ajudar você dando feedback. Você verá que isto aumentará muito a sua taxa de resposta dos feedbacks.

3 – Timing é primordial

Não demore para enviar o formulário de feedback para os participantes do seu evento. A expressão “não demore” quer dizer: não deixe passar mais de 2 dias depois do evento para enviar o formulário. Mais do que isso, a sua pesquisa pode sair viesada, além dos participantes perderem o engajamento que tiveram no evento e assim a sua taxa de resposta diminuir drasticamente. Por esse motivo, prepare o formulário de feedback ANTES do evento. A elaboração do formulário deve ser parte da organização do evento. Além disso, avise os participantes que eles vão receber o formulário de feedback e caso tenha algum benefício para quem responder ele, anuncie isto também. 

4 – Faça sua pesquisa valer a pena

Criar formulário de pesquisa é como organizar um evento: é uma arte. Leva tempo e consome neurônios. Mas assim como eventos quando bem pensados e planejados, dão resultados incríveis. Por isto, separe um tempo para elaborar ele.

Antes de criar o formulário, se pergunte o que você quer saber. Quais são os questionamentos que você deseja que este formulário responda? Você quer saber se os participantes gostaram do evento? Se eles voltariam em um próximo? Se eles indicariam para alguém? Qual é o perfil de quem participou? Como eles gostam de ser abordados para consumirem os produtos que você vende? É muito importante neste processo você ter ciência de que as respostas que você gostaria de receber, podem não ser as que você receberá. E que as hipóteses que você formulou poderão cair por água abaixo. E isto é muito melhor do que você pode achar, pois as respostas te nortearão para fazer cada vez mais eventos melhores e com maior valor!

Há um artigo muito interessante no site do Survey Monkey que vai ajudar bastante você a elaborar o seu formulário de feedback. Clique aqui para ler o artigo “Diferença entre a pesquisa quantitativa e a qualitativa”.

Por fim, use ao máximo as conclusões tiradas da sua pesquisa com os participantes de seu evento. Após o resultado dela, faça uma sessão de “lições aprendidas” com seu time para analisar os resultados e já prever melhorias para os próximos eventos.

6 passos para organizar um evento corporativo de sucesso

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Saiba o objetivo do evento

O principal ponto é saber o objetivo do evento. Ele vai ser uma reunião? Um workshop? Uma palestra? Ou vai ser uma convenção junto com uma feira? Na hora de começar a organização do seu evento corporativo, é extremamente importante saber e ter sempre em mente a razão pela qual ele vai ser realizado. Se for uma reunião, quantas pessoas vão participar? O objetivo dela é fechar algum negócio ou reunir a equipe interna de uma empresa para discutir o planejamento estratégico? Quantas pessoas participarão? 

Defina seu orçamento

Muitas pessoas esquecem de um dos pontos mais críticos: o orçamento (também conhecido como budgetem inglês). O seu orçamento irá impactar diretamente na escolha do local, bem como na alimentação e bebida e nos equipamentos. Conseguir gerenciar o orçamento do evento é realmente desafiador, mas imprescindível para o sucesso dele. Através de uma boa gestão dele, você irá conseguir conciliar a locação do espaço, bem como a contratação de alimentação e bebida e equipamentos (estes serão seus maiores custos na realização do seu evento corporativo).

Dica: Lembre-se sempre de conversar com o responsável pelo evento empresarial quais são as suas demandas e itens imprescindíveis para realização do evento junto com o orçamento disponível para ele. Com isto, você já terá mais de meio caminho andado em direção ao sucesso!

Escolha um espaço ideal

Tempos atrás era muito difícil encontrar o espaço ideal para um evento corporativo. Pesquisas levando em consideração localização, capacidade, tamanho e comodidades podiam levar dias. Contudo, graças à tecnologia e desenvolvimentos, você pode encontrar diversos espaços para eventos corporativos na Agenda Open de uma forma rápida e fácil pedindo diversas cotações para espaços de evento.

A escolha do espaço ideal deve sempre levar em consideração os seguintes itens: 

  • Localização: qual a melhor localização para os participantes do evento?
  • Quantidade de pessoas: quantas pessoas participarão do evento?
  • Formato da sala: para melhor aproveitamento do conteúdo e discussões, qual o melhor formato?
  • Comodidades: quais são as comodidades que o espaço de evento deve ter?
  • Tipo de espaço: ele deve ser mais sofisticado, descontraído ou moderno?

Contrate os equipamentos e alimentação necessários

Não se esqueça da contratação de equipamentos para realização do evento. Será necessário um projetor para exibição de slides ou vídeos? Se for passar um vídeo, um equipamento de som também é necessário. O evento tem mais de 30 a 40 pessoas? Se sim, um microfone pode ser uma boa ideia para não forçar a voz dos participantes.

Se o evento empresarial for mais longo que 2 horas, é recomendável que se sirva um coffee break para os participantes. Além disso, deixar água e café na sala, também é uma boa ideia. Caso seu evento se estenda o dia inteiro, contrate com um buffet ou com o espaço um almoço ou garanta que o espaço onde o evento é realizado tenha restaurantes para os participantes se alimentarem.

Faça um checklist para sua organização

Organizar um evento corporativo envolve muitas tarefas que podem ser esquecidas facilmente. Para que nada passe sem ser verificado e levantado, considere fazer um checklist. Pode ser usando um caderno ou mesmo um aplicativo de notas no seu smartphone. Isto será muito útil para que você não se esqueça de nenhum detalhe e o evento flua da melhor forma possível.

Faça uma pesquisa com os participantes

Após o evento, faça uma pesquisa com eles para entender o que você acertou na organização do evento e o que pode ser melhorado para o próximo. Faça perguntas objetivas e não tenha medo de críticas. Elas são extremamente importantes para você se desenvolver na organização de eventos empresariais!

Como encontrar o espaço ideal para seu evento corporativo

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Existe luz natural suficiente? As pessoas conseguem chegar com transporte público ou parar seus carros perto? Quão barulhento é o espaço? Estas são apenas algumas das perguntas que você deve se perguntar antes de reservar para o um espaço para sua reunião ou evento corporativo. Você já sabe que um espaço de sucesso começa como sendo funcional e inspirador. Simplifique sua pesquisa com suas dicas.

Começando do começo: Defina uma região

Comece o processo de planejamento cerca de dois meses antes do evento. Começo por encontrar a região ideal. O mapa da Agenda Open por localização, preço e tamanho facilita a escolha de uma vizinhança, quantidade de participantes que comporta e faixa de preço para o seu evento. Depois de ter analisado os espaços, peça uma cotação e depois de reservar o espaço, encaminhe para os participantes um convite com o endereço e horário do evento.

Tempo é tudo

Sempre deixe uma “gordura” no tempo do seu evento. Se o seu evento é para iniciar às 9:00, marque ele como iniciando às 8:30. As pessoas costumam se atrasar, seja por causa de problemas pessoais e imprevistos, até por causa do trânsito das grandes cidades. Também se planeje para ficar até uns 30-40 minutos depois do evento acabar. Outra coisa é a parte de TI: sempre cheque as questões audiovisuais antes do início do evento.

Perguntas a serem consideradas ao alugar um espaço para evento corporativo

  • O espaço é grande o suficiente para abrigar minha equipe?
  • Quão perto está o espaço para o nosso escritório?
  • Poderei mover a configuração da sala de acordo com os gostos de meus gerentes (algumas pessoas gostam do estilo de sala de aula, enquanto outras adoram configurar uma mesa redonda)
  • Existe uma boa configuração de audiovisual e TI?
  • Quão grande é a tela de projeção para apresentação?
  • Nossos funcionários podem vir de carro e há vagas para estacionar?
  • Há espaço para um balcão para comida e bebida?
  • A localização é “legal” ou moderna?
  • Existe luz natural suficiente?
  • Existem janelas? As pessoas podem ver do lado de fora?
  • Quão barulhento é isso?
  • Tem uma cozinha (pia / geladeira etc)?
  • Há assentos suficientes? É um assento confortável?

Quais são os tipos de eventos corporativos?

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Dentre eventos corporativos podemos destacar alguns tipos muito comuns e para os quais são comumente locados espaços para eventos corporativos. Abaixo há uma pequena lista dos tipos de eventos corporativos mais comuns e para os quais são comumente locados espaços e salas. Também fizemos uma breve descrição destes tipos de eventos corporativos para facilitar o entendimento e distinção entre eles.

Reunião

Usualmente feitas com até 20 pessoas, reuniões são realizadas para discutir estratégias, fechar negócios, estabelecer metas, discutir projetos entre poucas pessoas. Podem ser realizadas tanto dentro das empresas quanto fora. Grandes negócios são normalmente fechados em espaços neutros e por isso é muito comum salas de reuniões de hotéis serem utilizadas para esta finalidade. Além disso, algumas apresentações de resultados de empresas também são feitas no formato reunião.

Confraternização

Um evento mais descontraído e para reunir pessoas da mesma empresa, clientes ou fornecedores. É um tipo de evento usado para estreitar laços entre as pessoas e promover a interação entre elas. Podem ser realizadas em espaços abertos ou fechados. Neste tipo de evento, o importante é se assegurar que todos os participantes estejam confortáveis e estejam sempre interagindo.

Workshop

Um novo tipo de evento corporativo que está surgindo e que é principalmente realizado entre e intra times de empresas. O workshop é um tipo de evento longo (com no mínimo meio dia de duração) no qual há uma agenda pré-definida com diversos temas a serem abordados e discutidos. Neste tipo de evento também é comum se ver a realização de dinâmicas em grupo além de atividades que promovam a interação entre os participantes.

Coaching

Normalmente realizado entre um coach e um coachee em uma sala pequena e que dê bastante privacidade para que os assuntos privados e de desenvolvimento pessoal e profissional sejam abordados com tranquilidade. Há também sessões de coaching em grupo. Neste caso, também é necessário um espaço privativo para que a turma possa se desenvolver ao máximo.

Treinamento

É realizado para a disseminação de conhecimento no qual uma ou mais pessoas participam transmitido conhecimento e outras pessoas absorvendo este conhecimento.

Dinâmicas e Seleção

Realizados para recrutamento de novos colaboradores de empresas, as dinâmicas e seleções são eventos fechados a um público determinado e convidado. Neste tipo de evento é importante manter a privacidade e sigilo do que ocorre dentro do espaço.

Palestras

Reunindo diversos participantes para adquirirem conhecimentos passados por uma pessoa, as palestras costumam reunir uma grande quantidade de pessoas. São eventos nos quais a plateia é organizada em formato auditório e o palestrante tem um palco à sua disposição para realizar a sua explanação.

Convenção

Com diversos participantes reunidos para discutir uma variedade de assuntos dentro de uma área específica, as convenções são um dos maiores tipos de eventos demandando espaços de grandes capacidades. Diversas áreas como a médica, engenharia, farmacêutica entre muitas outras realizam convenções para discutir os últimos avanços da área e promover produtos e negócios.

Seminários

Com palestrantes de diversas áreas, aulas interativas, discussões e apresentações, os seminários são grandes eventos realizados para reunir diversas pessoas para discutirem temas ligados a uma área de interesse em comum. Menores que convenções, os seminários contam com diversos participantes com interesse em um tema em comum.

Feira

As Feiras são eventos realizados e promovidos com o intuito de dar visibilidade a expositores de produtos e serviços de um mercado específico. As Feiras são muito utilizadas para aumentar a visibilidade de uma marca através da exposição dela para um segmento específico, seja ele o consumidor final ou um intermediário. Muitos produtores de feiras aproveitam a oportunidade de reunir os players do mercado ou consumidores para promover palestras, debates e treinamentos durante a realização delas. Além de atrair mais pessoas, a feira passa a ter um papel de disseminadora de conhecimento no mercado.

Lançamento de produtos

Como o nome já diz, o evento “Lançamento de Produto” é realizado com o intuito única e exclusivamente de lançar um produto no mercado. Para este evento, que é preparado com muito zelo e cuidado tanto pela empresa produtora do produto, quanto pela agência contratada para organizar o evento, são convidados potenciais consumidores, especialistas no mercado, influenciadores e até imprensa especializada, tudo para que o produto chegue ao mercado da melhor maneira possível.

Premiações

Promovidas por empresas, premiações são eventos nos quais são reconhecidas pessoas, equipes e organizações por suas realizações. São eventos maiores e que contam com um público grande que está à espera da revelação dos ganhadores entre diversos indicados e candidatos. São excelentes eventos para promover networking e negócios entre todos os presentes. Normalmente são acompanhadas ou de um jantar ou coquetel para os convidados, candidatos e vencedores.

Leilão

Leilão é uma modalidade de negociação muito usada por órgãos públicos e empresas privadas para realizar vendas de artigos e objetos de uma forma simples e rápida. Muitas empresas e governo realizam leilões em diversos locais para eventos. Nesses eventos são leiloados objetos, bens móveis e imóveis, objetos de arte e entre outros.

Evento corporativo

Evento corporativo é um evento no qual participam colaboradores de empresas e seus sócios com o intuito de promover negócios e também obter novos conhecimentos. Eventos corporativos são uma ótima oportunidade para estreitar os relacionamentos entre equipes, clientes e fornecedores. Cada vez mais empresas promovem estes tipos de eventos para se exporem ao mercado e também captarem clientes além de conseguirem novos fornecedores ou estreitarem as relações que já tem com os atuais.

Networking

Em um evento de networking o principal objetivo é aumentar a rede de contato dos participantes. Neste tipo de evento, todos estão lá pensando em aumentar seu network e conseguir através dele novos clientes e fornecedores. Este tipo de evento é muito útil para os que estão entrando em um mercado novo ou queiram se manter ativos no mercado que já estão. É comprovado cientificamente que um bom relacionamento gera muito mais negócios do que simplesmente a publicidade. Portanto, investir em eventos de networking é uma ótima estratégia para quem busca crescimento dos seus negócios.

Achando o espaço perfeito para sua reunião externa

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Pense no propósito principal do seu offsite e em como você quer que seu time se sinta depois de sair. A resposta a essas perguntas deve ajudar a guiar sua busca por um espaço. Se você quiser que a equipe saia energizada e inspirada, a funcionalidade e a estética do espaço serão variáveis importantes.

Para garantir que seu local fique sem problemas, considere os seguintes fatores ao escolher o local certo para sua equipe.

 

Localização

A localização pode ser o principal fator ao iniciar sua pesquisa. Primeiro, pergunte ao organizador da reunião se eles querem um local próximo ao escritório ou se querem um espaço mais remoto, como um local de retiro na natureza. Outro fator a se pensar é se a equipe está planejando quaisquer atividades após o offsite. Se eles forem jantar ou beber depois, certifique-se de que há muitos restaurantes ou bares perto do local.

 

Transporte

Você quer que a equipe chegue ao local relaxada e pronta para o dia, sem se estressar com o trajeto. Se o local for mais distante do escritório, certifique-se de que todos tenham instruções a antes. Você pode até fornecer manobrista ou dar os códigos promocionais de aplicativos de transporte para que eles não precisem se preocupar com gastos posteriores.

 

Tamanho

Saiba o número de funcionários para saber o tamanho de um local para reservar. Em seguida, verifique novamente se há assentos suficientes para cada atividade. Como o intervalo e o vínculo durante as refeições são tão importantes, assegure-se de que a equipe tenha um lugar para comer juntos confortavelmente.

 

Custo

Dependendo do seu orçamento, você saberá se pode extravasar ou se precisará economizar no local. Planeje gastar cerca de 70% de seu orçamento no local para que você ainda tenha fundos suficientes para alimentação, transporte e materiais.

 

Estética

Pense no propósito do offsite e que estética é importante para a equipe. Espaços únicos com luz natural e até mesmo espaço ao ar livre ajudarão a criar uma atmosfera propícia à criatividade e inspiração.

 

Layout

Veja as apresentações e sessões agendadas para determinar as necessidades de layout. A equipe vai querer uma configuração no estilo de sala de aula ou algo mais casual? Em seguida, defina áreas de destaque para qualquer brainstorm ou sessões de criação.

 

Alimentos e bebidas

Depois de ter escolhido o buffet que você deseja para o local externo, verifique a logística de onde devem ser entregues e dispostos. Dica profissional: entre em contato com nossa equipe de concierge para encontrar o serviço mais adequado ao seu local externo.

 

Equipamentos Audiovisuais e outros

Verifique as suas necessidades de áudio e vídeo, certificando-se de que o local está bem equipado antes de reservar. Pergunte ao líder da equipe se um projetor, televisão e outros materiais de apresentação, como quadros brancos, flipchart e / ou notas post-it são necessários. Esses pequenos detalhes podem causar um grande impacto.